CSMS Elemen 3 Organisasi, Tanggung jawab, Sumber Daya, Standar dan Dokumentasi

Contractor Safety Management System

Elemen 3 Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standar dan Dokumentasi

Tersusun dalam 6 Sub Elemen yaitu :

1. Struktur Organisasi Pengelolaan K3LL
2. Pelatihan K3LL untuk para pemegang jabatan penting
3. Pelatihan K3LL secara Umum
4. Pemenuhan kompensasi K3LL
5. Pengelolaan Sub Kontraktor
6. Peraturan dan Standar K3LL

Pada publikasi kali ini akan dibahas setiap dari sub elemen tersebut untuk membuktikan hasil dari implementasi CSMS perusahaan.

1. Struktur Organisasi Pengelolaan K3LL

Terimplementasinya program yang telah disusun pada elemen sebelumnya adalah peran dibalik struktur organisasi HSE yang berkerja penuh dalam sebuah perusahaan.

Pada sub elemen ini diperlukan melampirkan:

• Organisasi HSE yang terisi oleh pekerja penuh waktu
• Personil HSE memiliki kompetensi AK3 sesuai kebutuhan
• Terbukti minimal 3 pertemuan K3LL dengan dokumentasi MoM & Daftar Hadir
• Terbukti 80% seluruh pekerja hadir dalam pertemeuan K3LL 
• Terdokumentasi 2 Rapat Operasi yang membahas aspek K3LL

2. Pelatihan K3LL Untuk Para Manajer, Spv dan Pemegang Jabatan Penting

Membuat program pelatihan K3LL untuk Management diperlukan langkah sebagai berikut :

• Terdapat Prosedur Training
• Terdapat Training Matriks untuk Level Spv, Manager keatas
• Terdapat Rencana Jadwal Training dalam agenda tahunan
• Terlampir pelatihan yang telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan Training Matriks
• Terlampir bukti 3 Pelatihan (Sertifikat / Daftar Hadir) selama 2 tahun terakhir
• Terprogram & dilaksanakan Pelatihan Penyegaran

3. Pelatihan K3LL Umum

Pelatihan K3LL umum adalah:

• Program Pelatihan tertulis yang mengatur Induksi / Orientasi  untuk pegawai baru, penugasan baru, tamu dan sub kontraktor (Tertuang dalam Prosedur)
• Memiliki Buku Saku K3LL yang dibagikan kepada seluruh pekerja sebagai Pedoman Peraturan Perusahaan
• Terlaksana Induksi / Orientasi HSE
• Terlaksana Pelatihan kepada seluruh pekerja dan melampirkan bukti sertifikat / daftar hadir
• Terdapat tindak lanjut / evaluasi dari 3 bukti observasi keselamatan (induksi, orientasi, training dll)

4. Pemenuhan Kompetensi K3LL

• Terdapat Training Matriks untuk Level  Manager kebawah
• Terdapat Rencana Jadwal Training dalam agenda tahunan
• Terlampir pelatihan yang telah dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan Training Matriks
• Terlampir bukti 3 Pelatihan (Sertifikat / Daftar Hadir) selama 2 tahun terakhir
• Terprogram & dilaksanakan Pelatihan Penyegaran

5. Pengelolaan K3LL Sub Kontraktor

• Memiliki Prosedur Pengelolaan Sub Kontraktor (Seleksi, Monitoring dan Evaluasi)
• Melampirkan bukti implementasi full cycle dimulai dari Tahap Seleksi, Tahap Monitoring dan Tahap Evaluasi
• Bukti Rencana Kerja dan Standar yang telah dikomunikasikan (RKS pada tahap tender ke subkontraktor)

6. Peraturan & Standar K3LL

Pada subelemen ini. Perusahaan dinilai pada aspek pemenuhan standar yang telah dilakukan identifikasi dan telah tertuang dalam prosedur yang berlaku pada perusahaan.

• Memiliki Prosedur untuk mengidentifikasi Peraturan K3LL dan dibuat sesuai standar industri
• Memiliki Program untuk mendata Peraturan dan Persyaratan K3LL
• Memiliki Program untuk mengevaluasi (Terpenuhi/Terencana/Belum) pada Peraturan dan Persyaratan yang dilaksanakan
• Ada bukti tinjauan seluruh prosedur dan catatan revisi / pembaharuan sesuai kebutuhan
• Dilakukan komunikasi kepada seluruh karyawan (town hall meeting) mengenai Peraturan dan Persyaratan yang dilaksanakan secara konsisten

Continue Reading

CSMS Elemen 2 Kebijakan Dan Sasaran Strategis K3LL

Contractor Safety Management System

Elemen 2 Kebijakan Dan Sasaran Stategis K3LL merupakan lanjutan dari Elemen 1 .

Pada elemen ini terbagi menjadi 2 sub elemen yaitu tentang Dokumen Kebijakan K3LL dan Sasaran K3LL .

Untuk dapat menjawab dan membuktikan bahwa perusahaan telah mengimplementasikan elemen 2 maka diperlukan pembuktian dokumen yang akan dibahas sesuai dengan sub elemennya sebagai berikut:

Dokumen Kebijakan K3LL

Dokumen kebijakan tentang K3LL diperusahaan adalah implementasi dari aktifnya Management dan HSE Committee Meeting berperan dan berjalan sesuai rencana dan terjadwal rutin. Maka untuk menjawab pertanyaan elemen 2 pada sub elemen ini lampirkan dokumen:

• Kebijakan Keselamatan (Zero Accident)
• Kebijakan Kesehatan (Kebijakan Jaminan Kesehatan, Napza, Alkohol atau Merokok)
• Kebijakan Lingkungan

Kebijakan ini dapat dibuat dalam dokumen terpisah maupun dalam satu rangkaian dokumen yang komprehensif yang bertujuan untuk melindungi pekerja, aset dan lingkungan perusahaan.

Pada Kebijakan K3LL hendaknya bersubtansi target K3LL perusahaan yang tertuang dalam Kebijakan K3LL misalnya:

• Zero Accident
• Tidak ada kerusakan aset
• Tidak ada pencemaran lingkungan
• dll menyesuaikan bidang usaha perusahaan

Apabila Management telah mewujudkan Komitmen dalam Kebijkan K3LL maka peran dari HSE Committee Meeting melaksanakan program sosialisasi kebijakan tersebut. 

Program Sosialisasi dapat diimplementasikan dengan:

• Memajang Kebijakan K3LL
• Boarcast / Memo ataupun Sosialisasi kepada seluruh pekerja
• Buku Saku HSE
• Menyampaikan Kebijakan K3LL pada saat Safety Induction

Setiap dari program implementasi Kebijakan K3LL harus terdokumentasi dengan baik dengan adanya dokumen daftar hadir sosialisasi dan foto dari kegiatan tersebut.

Apabila digambar dalam sebuah ilustrasi maka layaknya seperti ini:

Sasaran Strategis HSE

Sasaran strategis HSE merupakan subelemen kedua dari Kebijakan dan Sasaran Strategis K3LL. Pada bagian ini membahas implementasi dari Key Performance Indicator dari Departemen HSE yang pada dasarnya dibuat Objective Target Program setiap tahun.

Sasaran strategis HSE berupa Lagging Indicator dan Leading Indicator.

• Lagging Indicator memuat Man Hours, Number of Accident, Lost Time Injury, Restricted Work Case, Medical Treatment Case, First Aid, Fatality dll.
• Leading Indicator memuat program agar target dari Lagging Indicator tercapai yaitu seperti MWT, HSE Meeting, Training, Emergency Drill dll

KPI dari Lagging dan Leading Indicator tersebut merupakan target dan langkah capaian yang dapat dirumuskan dalam data tabel secara kuantitatif, objective dan terprogram dengan baik.

Untuk tercapainya Target Lagging dan Objective dari Leading Indicator, tentu diperlukan sosialisasi dari hasil rumus KPI tersebut melalui Town Hall Meeting, HSE Meeting, Safety Induction dan program lain agar cita - cita Lagging dan objectivitas Leading Indicator tercapai.

Pendataan dari Lagging & Leading ini harus dilakukan evaluasi setiap satu tahun sekali dari Target Awal yang dirumuskan dan Hasil Presentasi Pencapaian indicator tersebut.

Sehingga untuk menjawab dan membuktikan pada subelemen ini maka diperlukan data sebagai berikut:

• Tabel KPI Lagging & Leading Indicator secara kuantitatif target, objective, dan rumusan program pencapaian
• Dokumentasi sosialisasi Sasaran Strategis berupa Notulensi Rapat dan Daftar Hadir
• HSE Dashboard Evaluasi Tahunan Pencapaian Sasaran Strategis

Apabila digambarkan dalam ilustrasi maka akan seperti ini:

Continue Reading

CSMS Elemen 1 Kepemimpinan Dan Komitmen

Contractor Safety Management System

Elemen 1 Kepemimpinan Dan Komitmen merupakan peran yang sangat penting. Penerapan budaya safety yang dimulai dari top management tentu akan menjadi implementasi utama.
Implementasi Kepemimpinan Dan Komitmen dapat dibuktikan dengan langkah berikut :

1. Pembentukan Organisasi Penitia Pembina K3 (P2K3)

• P2K3 dibentuk berdasarkan Surat Keputusan dari Pimpinan (Direktur)
• Terdapat uraian Tugas & Tanggung Jawab 
• Struktur organisasi P2K3 (Ketua P2K3 umumnya Pimpinan Perusahaan dan Sekertaris Ketua adalah Ahli K3 serta diikuti Anggota dari masing - masing departemen)

Gambar Struktur P2K3 secara umum

• Dengan adanya P2K3 akan menjadi sarana forum untuk menentukan sistem dan program dari Komitmen Manajemen Tentang K3LL yaitu dengan dimulainya program zero accident, jaminan kesehatan, pembinaan budaya K3 untuk pekerja, serta menentukan sasaran startegis HSE secara Lagging dan Leading.

2. Implementasi Komitmen Manajemen Tentang K3LL

Setelah merumuskan langkah dan tahapan dari tindakan pencegahan dan peningkatan pada bidang K3 maka implementasi komitmen dapat dibuktikan melalui dengan adanya :

• Kegiatan Management Walkthrough (MWT) rutin yang pada umumnya dilaksanakan 3 bulan 1 kali oleh Pimpinan Perusahaan atau Level Manager
• Melakukan HSE Meeting setiap setelah melakukan (MWT) dengan membahas temuan dilapangan dan tindakan perbaikan yang tertuang pada Hasil notulensi rapat HSE Meeting (Rapat P2K3)

3. Program Promosi HSE

Membudayakan K3 adalah hal yang perlu dilakukan secara konsisten dan konsekuen. Pihak Management perlu mempromosikan K3 sebagai program awal dalam membuktikan bahwa terdapatnya Komitmen Manajemen.

Untuk mempermudah membuktikan bahwa Perusahaan Anda telah memenuhi Elemen 1 Kepemimpinan Dan Komitmen lakukan implementasi layaknya diagram berikut

Kesimpulan

Dari penjelasan singkat diatas maka untuk memenuhi pertanyaan CSMS Elemen 1 adalah dengan melampirkan dokumen berikut :

1. SK P2K3 (Komite HSE)
2. Terdapat Struktur Organisasi P2K3 yang benar
3. Terdapat dokumen uraian tugas dan tanggung jawab P2K3
4. Melakukan implementasi HSE Meeting / Rapat P2K3
5. Melakukan implementasi MWT 
   (Rencana - Site Visit - Inspeksi - Closing Temuan - HSE Meeting)
6. Terdapat bukti promosi berupa poster, leaflet dll
7. Melakukan penilaian kepada pekerja mengenai keefektifan program yang direncanakan oleh Manajemen

Continue Reading